Bilderfassung aus PDF Dateien

Voraussetzungen:

Fragebögen, die als eine pdf Datei vorliegen sollen gemäß der nächsten Schritte bearbeitet werden.

Liegt zu dem Fragebogen, den es von Ihnen zu bearbeiten gilt, eine äquivalente Excel Datei vor, so wäre es ratsam diese als Grundlage für die weitere Arbeit zu verwenden. Hierbei ist es notwendig, dass jeder aufgeführten Frage in der Excel Datei eine finale Bilddatei gegenüber steht.

Für die Bilderfassung aus einer pdf Datei kann sowohl der Adobe Acrobat XI Pro als auch der Adobe Acrobat DC genutzt werden. In dieser Anleitung soll es aber im Detail um das Arbeiten mit dem Adobe Acrobat XI Pro gehen, während die Vorgehensweise mit dem Adobe Acrobat DC nur sehr knapp dargestellt wird.

Adobe Acrobat DC (knapp):

  • Schritt 1: Öffnen der Datei in Adobe Acrobat DC

  • Schritt 2: Klicken Sie mittels der linken Maustaste auf „Werkzeuge“. Unter dieser Schlagzeile öffnet sich eine weitere Leiste. Wählen Sie nun „pdf Datei bearbeiten“ und anschießend „Seite beschneiden“ aus. Nun sind Sie in der Lage einzelne Fragen auszuschneiden.

  • Schritt 3.1: Nachdem Sie alle Fragen mittels der in Schritt 2 genannten Tools ausgeschnitten haben, können Sie diese nun Extrahieren und speichern. Dies erfolgt mit dem Werkzeug „Seiten verwalten“. Wählen Sie auch dies durch einen Linksklick mittels der Maus aus. Hier sind zwei Wege denkbar um Fortzufahren.

  • Schritt 3.2.1 Wählen Sie die jeweiligen Seite, die es zu extrahieren gilt aus und ziehen Sie in einen von Ihnen gewählten Ordner (durch stetiges Festhalten der linken Maustaste).

    oder

    • 3.2.2 Wählen Sie in der rechten Leiste (Werkzeuge) „exportieren“, bestimmen Sie die Seite, die exportiert werden soll und speichern Sie es in einem von Ihnen gewählten Ordner.

    Achten Sie darauf, dass der jeweilige Dateiname der Fragenummer entspricht! (zur Not auch nochmal mit Excel Tabelle abgleichen, falls vorhanden)

Adobe Acrobat XI Pro

  • Schritt 1: Öffnen Sie die Datei mit dem Adobe Acrobat XI Pro.
  • Schritt 2.1.1: Es erscheint eine obere Leiste in der rechts der Begriff „Werkzeuge“ zu finden ist. Wählen Sie diesen Befehl durch einen Linksklick der Maus aus (siehe Abb. 1.1).

Abb. 1.1

_images/pdf_extraction_1.png

Nun sollte sich ein weiterer Spaltenblock öffnen (siehe Abb. 1.2).

Abb. 1.2

_images/pdf_extraction_1_2.png

An dieser Stelle klicken Sie auf „Seiten“. Auch hier eröffnet sich ein weiterer Spaltenblock mit ergänzenden Werkzeugen. Unter der Rubrik „Seiten manipulieren“ finden Sie die Instrumente „Zuschneiden“ sowie „Extrahieren“. Diese sind für unser weiteres Vorgehen wesentlich (siehe Abb. 1.3)

Abb. 1.3

_images/pdf_extraction_1_3.png

Um nun mit dem Zu- und Ausschneiden der einzelnen Fragen zu beginnen, wählen Sie den Befehl „Zuschneiden“ aus. Klicken sie durch Betätigen der linken Maustaste links oberhalb der Frage, die es auszuschneiden gilt und markieren Sie durch stetiges Festhalten der linken Maustaste alle relevanten Elemente der Frage. Dabei erscheint ein schwarz umrandetes Viereck. In diesem müssen alle Bestandteile der Frage enthalten sein!(siehe Abb. 1.4)

Abb. 1.4

_images/pdf_extraction_1_4.png

Anschließend betätigen Sie die Enter Taste ihrer Tastatur. Dabei eröffnet sich eine Maske (siehe Abb. 1.5) welche Sie mit „OK“ bestätigen.

Abb. 1.5

_images/pdf_extraction_1_5.png

Nachdem Sie die Maske durch das Bestätigen des „OK“ Buttons geschlossen haben, sollte auf ihrem Bildschirm nun eine ähnliche Darstellung wie in Abb. 1.6 erscheinen.

Abb. 1.6

_images/pdf_extraction_1_6.png

Hinweis: Dies ist der einfachste Fall der in Schritt 2.1 beschrieben wird. Es kann aber durchaus vorkommen, dass eine Frage sich über zwei Seiten erstreckt, was das Ausschneiden der Frage erschwert. Hierbei ist erst einmal das Zusammenführen der Frage auf einer gemeinsamen Seite notwendig, bevor man mit dem Zuschneiden beginnen kann. Wie dies zum Beispiel aussehen kann ist in Abb. 1.7 zu sehen.

Abb. 1.7 .. figure:: ./_static/pdf_extraction_1_7.png

  • Schritt 2.1.2 Liegt diese Ausgangssituation vor, so ist es notwendig Werkzeuge unter dem Begriff „Inhaltsbearbeitung“ zu verwenden. Dies ist ebenfalls in der rechten Leiste unter Werkzeuge zu finden (Siehe Abb. 1.8)

Abb. 1.8

_images/pdf_extraction_1_8.png

In diesem Zusammenhang ist lediglich der Befehl „Text und Bilder bearbeiten“ relevant. Äquivalent zum Vorgang des Zuschneidens, klicken wir auch hier per Linksklick neben die auszuschneidenden Elemente und ziehen durch Halten der linken Maustaste ein Viereck um diese. Alle ausgewählten Elemente müssen nun blau umrandet sein (siehe Abb. 1.9).

Abb. 1.9

_images/pdf_extraction_1_9.png

Als nächstes klickt man mittels der rechten Maustaste in das Viereck und wählt schließlich „ausschneiden“ aus (siehe Abb. 1.10).

Abb. 1.10

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Um die Frage nun auf einer Seite zusammenzuführen, klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Seite, auf der die soeben ausgeschnittenen Elemente hinzugefügt werden sollen. Dabei eröffnet sich ein Spaltenblock in dem Sie bitte „einfügen“ auswählen (siehe Abb. 1.11).

Abb. 1.11

_images/pdf_extraction_1_11.png

Schließlich können Sie die Frageelemente so verschieben, dass die Frage vollständig auf einer gemeinsamen Seite vorliegt. Verschieben Sie die Frageelemente, indem Sie den Mauszeiger auf den äußersten blauen Rand bewegen, wodurch dann ein Kreuz aufzeigen müsste, welches an jedem Ende mit Pfeilen versehen ist. Klicken sie mittels der linken Maustaste darauf und verschieben Sie die Elemente unter stetigem Halten der linken Maustaste an den gewünschten Ort. Es ist möglich, dass vorher allerdings noch weitere Elemente auf der Seite zu entfernen sind, da es sonst zu Überschneidungen und damit zu Unleserlichkeiten kommen könnte (siehe Abb. 1.12/ 1.13)

Abb. 1.12

_images/pdf_extraction_1_12.png

Abb. 1.13

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In Abbildung 1.12 und 1.13 sehen Sie eine beispielhafte Vorgehensweise. In Abbildung 1.13 wurde die Zahl 452 entfernt, indem es ebenfalls mittels des Instruments „Texte und Bilder bearbeiten“ markiert wurde und durch anschließendes Drücken der „Entf“ Taste der Tastatur gelöscht worden ist.

Im Anschluss daran können Sie wie in Schritt 2.1.1 dargestllet mit dem Zuschneiden der Frage fortfahren.

  • Schritt 2.2: Nun können wir die ausgeschnittene Frage transportieren. Dafür wählen Sie das Instrument „Extrahieren“ aus. Wie bereits in Abb. 1.3 dargestellt, befindet sich dieses Werkzeug ebenfalls unter der Kategorie „Seiten manipulieren“. Dabei öffnet sich erneut eine Maske, in der Sie die zu entnehmende Seite auswählen sollen. Hierbei ist meist, die zuvor zugeschnittene Seite vorausgewählt. Überprüfen Sie es gegebenenfalls noch einmal und Bestätigen Sie dann durch Klicken auf den „OK“ Button. Dies ist in Abb. 1.14 dargestellt.

Abb. 1.14

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Anschließend sollte auf Ihrem Bildschirm ein ähnliches Bild erscheinen, wie in Abb. 1.15 abgebildet.

Abb. 1.15

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Um das Transportieren nun vollständig abzuschließen klicken Sie oben rechts auf Datei und anschließend auf „Speichern unter“. Wichtig ist hierbei, dass der ausgewählte Dateiname, unter dem die neue Datei gespeichert werden soll der Fragenummer entspricht. (eventuell mit der Excel Tabelle abgleichen)

  • Schritt 2.3: Um nun fortzufahren und weitere Fragen als pdf Datei zu extrahieren, klicken Sie auf das kleine Kreuz (wie in Abb. 1.15 gekennzeichnet). Dabei wird das Fenster geschlossen. Damit die ursprüngliche Datei wieder als solche vorliegt, wie es vor dem Beschneiden der Seiten der Fall war, wählen Sie nun in der oberen Leiste erst „Bearbeiten“ aus und anschließend „Rückgängig: Seiten beschneiden“ (siehe Abb. 1.16). Dieser Schritt ist vor allem empfehlenswert, wenn sich mehrere Fragen auf einer Seite befinden. Hierdurch wird das stetige Wiederöffnen der Datei vermieden und es wirkt sich zeitsparend aus.

Abb. 1.16

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ACHTUNG: Hier ist nur ein begrenztes Volumen an Konvertierungen pro Tag von 150MB möglich.