Metadatenabgabe (DatengeberInnen)

Allgemeines

Der Datenaufnahmeprozess im FDZ des DZHW

Das FDZ des DZHW stellt Daten quantitativer und qualitativer Erhebungen aus dem Feld der Hochschul- und Wissenschaftsforschung zur Verfügung. Ein fester Bestandteil dieser Arbeit ist zunächst der Prozess der Datenaufnahme, welcher im FDZ des DZHW durch ein selbst entwickeltes System, das Metadatenmanagementsystem (MDM) unterstützt wird. Das Besondere am MDM ist, dass Informationen über die eigentlich erhobenen Forschungsdaten, also Metadaten, erfasst werden. Für die strukturierte Aufnahme der Metadaten sind sieben unterschiedliche Ebenen im MDM vorgesehen: Studie, Erhebungen, Erhebungsinstrumente, Fragen, Datensätze, Variablen und Publikationen.

Innerhalb der Aufnahme von Forschungsdaten wird anhand der Metadaten auf diesen Ebenen erfasst, welcher Studie sowie Erhebung die Daten angehören, welche Erhebungsinstrumente genutzt wurden, welche Fragen darin gestellt wurden, welche Datensätze existieren, welche Variablen sich darin befinden und welche Veröffentlichungen bereits mit den Daten realisiert worden sind. Dadurch, dass alle Ebenen miteinander verknüpft sind, wird eine umfassende Durchsuchbarkeit aller verfügbaren Daten, die vom FDZ des DZHW über das MDM verwaltet werden, ermöglicht. Das System ist über die Website https://metadata.fdz.dzhw.eu zu erreichen.

Abb. 1 Darstellung der verschiedenen Ebenen im MDM, Ebene Studie aktiv

Die eigenständige Abgabe von Metadaten

Wenn Sie Ihre Daten im FDZ des DZHW abgeben möchten, erfassen Sie die projektbezogenen Metadaten selbst und können diese teilweise eigenständig in das MDM hochladen.

Die Abgabe der Metadaten ist innerhalb der einzelnen Ebenen unterschiedlich komplex, sodass die Daten für jede der sieben Ebenen separat erfasst werden müssen. Hierfür hat das FDZ des DZHW feste Strukturen entwickelt, die im weiteren Verlauf dieser Anleitung für jede Ebene detailliert erläutert werden. Diesen Vorgaben ist unbedingt Folge zu leisten, damit eine erfolgreiche Erfassung der einzelnen Metadaten gewährleistet werden kann.

Aktuell können einige Metadaten über eine Eingabemaske im MDM direkt eingetragen werden. Für die übrigen Ebenen müssen Json Dateien hochgeladen werden, bzw eine Exceldatei ans FDZ übergeben werden bzw. hochgeladen werden. In dieser Doku wird lediglich auf den Standardfall eingegangen, bei dem die Metadaten per Eingabemaske eingetragen werden. Zusätzlich ist auf manchen Ebenen das Erstellen von weiteren Anhängen (vgl. Anhänge) vorgesehen. Die Excel-Tabellen und eventuelle Anhänge müssen für jede Ebene dann entweder ins MDM hochgeladen werden oder zunächst dem FDZ zur weiteren Bearbeitung geschickt werden. Tabelle 1 zeigt eine erste Übersicht über das Vorgehen der Metadateneingabe auf jeder Ebene, detaillierte Erläuterungen werden in den nachstehenden Kapiteln folgen.

Tabelle 1: Vorgehen bei der Metadateneingabe pro Ebene

Ebene	Metadaten eingeben	Zusätzliche Dateien	Metadaten abgeben
Studie	Eingabemaske	Anhänge (PDF)	Eingabemaske ausfüllen
Erhebungen	Eingabemaske	Anhänge (PDF)	Eingabemaske ausfüllen
Erhebungs- instrumente	Eingabemaske	Anhänge (PDF, Excel)	Eingabemaske ausfüllen
Fragen	Excel-Tabelle (oder Zofar)	Fragebilder (.png)	Im Vorlage-Ordner speichern
Datensätze	Eingabemaske	Anhänge (PDF)	Eingabemaske ausfüllen
Variablen	mind. 1 Excel-Tabelle	mind. 1 Datensatz (Stata)	Im Vorlage-Ordner speichern
Publikationen			Informationen dem FDZ schicken

Vorbereitende Schritte

Registrierung

Sie müssen sich zunächst auf https://metadata.fdz.dzhw.eu registrieren, um die Berechtigung für das Erfassen von Metadaten zu erhalten. Dies können Sie über die Sidebar links auf der Website erledigen:

Abb. 2 Registrierung im MDM

Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigungsmail. In dieser müssen Sie auf den Aktivierungslink klicken, welcher nach drei Tagen automatisch abläuft. Im Anschluss werden Sie von uns dem Projekt in der Rolle Datengeber/in hinzugefügt. Sie erhalten jeweils eine E-Mail wenn Sie Ihrem Datenaufbereitungsprojekt hinzugefügt wurden und wenn das Projekt Ihnen von einer FDZ-Mitarbeiterin zur Bearbeitung freigegeben wurde.

Verwaltung des Projektes im Projekt-Cockpit

Das Projekt-Cockpit dient der Zusammenarbeit zwischen FDZ-MitarbeiterInnen und den DatengeberInnen (das sind Sie und Ihre KollegInnen). In der Navigationsleiste links, welche je nach Fenstergröße des Browsers aufgeklappt werden muss, finden Sie den Zugang zum Projekt-Cockpit (vgl. Abb. 3). Wenn Sie ins Projekt-Cockpit gehen, sehen Sie unter dem Punkt Einstellungen (vgl. Abb. 4), welche Publisher ( FDZ-MitarbeiterInnen) und Datengeber dem Projekt zugewiesen sind und welche Metadaten erwartet werden.

Abb. 3 Projekt-Cockpit Button.

Abb. 4 Projekt-Cockpit Einstellungen.

Das Status-Menü (siehe Abb. 5) hat einerseits Funktionen zum Projektmanagement und andererseits Funktionen um Metadaten anzulegen:

Abb. 5 Projekt-Cockpit Status.

Es wird angezeigt, ob das Projekt freigegeben ist. Freigegeben bedeutet, dass die eingegebenen Metadaten für alle öffentlichen Nutzer des Systems sichtbar sind. Daneben wird angezeigt, ob das Projekt gerade bei den Publishern liegt, oder bei den DatengeberInnen zur Bearbeitung liegt. Zuerst liegt es bei den Publishern und Sie werden per Mail benachrichtigt, wenn es Ihnen zugewiesen wird. Um das Projekt wieder den Publishern zuzuweisen, klicken Sie den „Papierflieger“-Button (siehe Abb. 6) über dem „Zugewiesen an Datengeber“ steht.

Die Vorraussetzung, dass Sie das Projekt zurückgeben können ist, dass Sie die erwarteten Metadaten eingeben mittels des „Neu“ bzw. „Hochladen“ Buttons und als „fertig“ markiert haben (siehe Abb. 7). Wenn Sie auf den Neu-Button klicken, gelangen Sie zur Eingabemaske der jeweiligen Ebene und mit Klick auf den Hochladen Button erscheint ein File-Explorer Fenster. Details zur Abgabe der Metadaten bei den einzelnen Ebenen wird im jeweiligen Kapitel erklärt. Wenn Sie fertig mit der Eingabe der Metadaten einer Ebene sind setzen Sie bitte das entsprechende Häkchen. Es wird automatisch abgespeichert.

Sie sehen, dass sich der Statussmiley von traurig hin zu neutral ändert, nachdem Sie „fertig“ angeklickt haben. Nachdem der Papierflieger-Button geklickt wurde, erscheint der „Nachricht an Publisher“ Dialog (siehe Abb. 8).

Falls die Publisher denken, dass noch irgend etwas vergessen wurde oder anders eingegeben werden sollte, erhalten Sie eine Email und das Projekt wird Ihnen zurückgegeben. Sollte das nicht der Fall sein, markiert der Publisher die Ebene auch als „fertig“, was durch einen glücklichen Smiley signalisiert wird (siehe Abb. 9). Sind alle Smileys glücklich, können die Publisher das Projekt freigeben, das heißt die Metadaten und damit letztlich die Datenprodukte allen öffentlichen Nutzern des Systems zur Verfügung stellen.

Sie können nun beginnen, Ihr Projekt mit Metadaten zu füllen. Wie genau dies funktioniert, wird im Folgenden zunächst prinzipiell erläutert, ehe die konkret geforderten Metadaten in den einzelnen Ebenen in Die Abgabe von Metadaten für die einzelnen Ebenen detailliert beschrieben werden.

Notwendige Schnittstellen und Dateien

Grundsätzlich gibt es je Ebene verschiedene Möglichkeiten Metadaten zu erfassen: Eingabemasken und der Upload von Dateien welche Metadaten enthalten. Die Eingabemasken ermöglichen eine komfortable Abgabe der Metadaten direkt auf der Website.

Eingabemasken

Für die Ebenenen Studie, Erhebungen, Datensätze und Instrumente steht die Nutzung von Eingabemasken im MDM zur Verfügung. Jede Maske umfasst verschiedene Felder, welche mit den einzutragenden Informationen beschriftet sind. Einige Felder sind verpflichtend auszufüllen und deshalb mit einem Sternchen versehen. Sie werden beim Speichern der Eingaben automatisch darauf hingewiesen, wenn noch Felder offen sind, die nicht leer bleiben dürfen. Die Bedienung der Eingabemasken ist weitgehend intuitiv und an vielen Stellen selbsterklärend. Im Rahmen der relevanten Ebenen Studie, Erhebungen, Datensätze und Instrumente wird die Handhabung der jeweiligen Eingabemasken dann konkret gezeigt (s. Erhebungen (surveys) Erhebungsinstrumente (instruments)).

Für die Ebenen Fragen, Variablen und Publikationen müssen Dateien hochgeladen werden – wenden Sie sich hierfür bitte ans FDZ.

Anhänge

Anhänge werden über die Eingabemasken im MDM hochgeladen. Zu den Anhängen zählen z.B. der Daten- und Methodenbericht auf der Studienebene sowie Fragebögen oder Codierlisten auf Instrumentenebene. Diese Dokumente müssen als Dateien im PDF- oder Excel-Format vorliegen (Details dazu finden Sie in den jeweils relevanten Kapiteln zu den einzelnen Ebenen) und zudem nach bestimmten Richtlinien benannt werden. Für die Anhänge im PDF-Format gilt es darüber hinaus zu beachten, dass dokumenteigene Metadaten wie Autor und Titel aus der PDF-Datei gelöscht werden. Dies können Sie im PDF-Dokument über „Datei“ -> „Eigenschaften…“ erledigen.

Die Abgabe von Metadaten für die einzelnen Ebenen

Studie (study)

Übersicht

Anhand der Informationen, die Sie bzgl. Ihrer Studie im MDM erfassen, wird dort später eine Übersichtsseite erstellt, die im Folgenden am Beispiel des Absolventenpanels 2005 dargestellt wird:

Abb. 10 Studienübersicht im MDM am Beispiel des Absolventenpanels 2005

Eine neue Studie anlegen

Nachdem ein neues Projekt erstellt wurde, können Sie nun innerhalb des Projektes eine Studie anlegen. Der primäre Weg hierfür ist das Projekt-Cockpit.

Studie anlegen über das Projekt-Cockpit

Im Projekt-Cockpit sehen Sie im Status-Bereich die Felder zu den einzelnen Metadatenebenen. Wenn Sie unter dem Punkt Studie auf den „Neu“-Button klicken, gelangen Sie zur Eingabemaske. Machen Sie beim übernächsten Punkt Eingabemaske weiter.

Abb. 11 Studie per Cockpit anlegen

Studie anlegen über die Suche

Dazu finden Sie im Reiter „Studien“ unten rechts auf der Seite einen orangefarbenen Plus-Button (vgl. Abb. 12).

Abb. 12 Studie per Suche anlegen

Mit einem Klick auf den Plus-Button öffnet sich die Eingabemaske, in der Sie Ihre Informationen zur Studie ablegen können.

Eingabemaske

Die Eingabemaske auf Studienebene besteht aus den vier Abschnitten „Details“, „Studienbeschreibung“, „Projektmitarbeiter(innen)“ sowie „Materialien zu der Studie“. Der Abschnitt „Details“ ist der umfangreichste und wird im Folgenden aufgrund der Veranschaulichung mit bereits eingetragenen Informationen dargestellt (hier beispielhaft: 21. Sozialerhebung):

Abb. 13 Eingabemaske auf Studienebene, Abschnitt „Details“ am Beispiel der 21. Sozialerhebung

Nach dem Öffnen der Eingabemaske erscheint ganz oben die aus ihrem Projektnamen automatisch generierte ID für die Studienseite (s. rotes Kästchen in Abb. 13). Einige Felder, die Sie frei ausfüllen können, verfügen über einen Zeichenzähler, der Sie darüber informiert, wie viele Zeichen Sie dort insgesamt eintragen dürfen und wie viele Zeichen Sie bereits eingetragen haben (s. blaues Kästchen in Abb. 13). Außerdem finden Sie teilweise Drop-Down-Menüs vor, in denen Sie aus vorgegebenen Alternativen auswählen können (s. grünes Kästchen in Abb. 13).

Im zweiten Abschnitt der Eingabemaske müssen Sie eine Beschreibung Ihrer Studie sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch eingeben. Für ein Beispiel ist im Folgenden die Beschreibung der 21. Sozialerhebung abgebildet:

Abb. 14 Eingabemaske auf Studienebene, Abschnitt „Studienbeschreibung“ am Beispiel der 21. Sozialerhebung

Im dritten Abschnitt der Eingabemaske geben Sie die Mitarbeiter(innen) Ihres Projekts ein. Für die Eingabe weiterer Personen klicken Sie einfach auf den blauen Plus-Button (s. Abb. 15). Wenn mindestens zwei Personen eingetragen sind, erscheinen die Pfeil-Buttons als aktiv (Farbwechsel von grau zu blau). Dann können Sie die Reihenfolge der Personen ändern, indem Sie die Namen nach oben oder unten verschieben. Links neben den bereits aufgeführten Personen erscheint in jeder Zeile ein blauer Button mit einem Mülleimer-Symbol, mit dem Sie den jeweiligen Namen wieder löschen können. Mit dem orangefarbenen Save-Button unten rechts können Sie Ihre Eingaben jederzeit abspeichern. Dies müssen Sie spätestens jetzt tun, da Sie ansonsten den letzten Abschnitt der Eingabemaske („Materialien zu der Studie“) nicht bearbeiten können.

Abb. 15 Eingabemaske auf Studienebene, Abschnitt „Projektmitarbeiter(innen)“

Im vierten und letzten Abschnitt der Eingabemaske können Sie Materialien zur Studie ablegen. Dazu klicken Sie auf den blauen Plus-Button (s. Abb. 16), woraufhin sich ein Dialog öffnet, in dem Sie eine Datei hochladen und diese näher beschreiben können. Die hier relevanten Materialien sind momentan der deutsch- und englischsprachige Daten- und Methodenbericht (DMB) sowie eine englischsprachige study overview. [1] Die Sprache der Materialien muss nach ISO 639-1 angegeben werden. Bei den Metadaten der Materialien ist darauf zu achten die Metadaten aus den Dokumenten zu entfernen (Autor und Titel). Die Eingaben müssen Sie anschließend über den orangefarbenen Save-Button abspeichern. Mit den Pfeil-Buttons können Sie dann ggf. die Reihenfolge bereits eingegebener Materialien verändern. Wenn Sie eine geänderte Reihenfolge beibehalten möchten, müssen Sie erneut speichern.

Abb. 16 Eingabemasken auf Studienebene, Abschnitt „Materialien zu der Studie“

Editieren und historisieren

Falls Sie Ihre Informationen auf Studienebene nicht in einem Vorgang eingeben und hochladen können oder möchten, ist es immer möglich, dass Sie Ihre bisherigen Eingaben abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten. Hierfür wird Ihnen im Reiter „Studien“ am rechten Rand neben Ihrer Studie ein Stift-Button angezeigt, über den Sie wieder in die Eingabemaske gelangen (s. Abb. 17).

Abb. 17 Weitere Bearbeitung einer bereits abgespeicherten Studie

Ebenso können Sie ältere Versionen Ihrer abgespeicherten Eingaben wiederherstellen, indem Sie im Bearbeitungsmodus den Historisierungs-Button (blauer Pfeil-Button über dem Save-Button unten rechts auf der Seite) verwenden (s. Abb. 18).

Abb. 18 Ältere Versionen einer Studie wiederherstellen

Bei einem Klick auf den Historisierungs-Button öffnet sich ein Dialog, der die verschiedenen Versionen der Studie anzeigt (s. Abb. 19). Zudem sind der Name des Nutzers, der die entsprechende Version der Studie gespeichert hat, sowie das Änderungsdatum sichtbar. Durch Klicken auf die Version wird diese wiederhergestellt, aber nicht automatisch als aktuelle Version gespeichert. Dies müsste über einen Klick auf den Save-Button erfolgen. Zu beachten ist, dass Materialien zur Studie nicht historisiert werden.

Abb. 19 Dialog zur Historisierung innerhalb einer Studie

Erhebungen (surveys)

Übersicht

Mit den Informationen über die Erhebung(en), die Sie innerhalb Ihrer Studie durchgeführt haben, wird im MDM folgende Übersichtsseite erstellt:

Abb. 20 Erhebungsübersicht im MDM am Beispiel der ersten Welle (Bachelor) im Absolventenpanel 2005

Eine neue Erhebung anlegen

Wenn Sie eine Studie angelegt haben (vgl. Kapitel 4.1), können Sie über den Reiter „Erhebungen“ eine neue Erhebung innerhalb Ihrer Studie erstellen. Hierzu finden Sie unten rechts auf der Seite – ebenso wie bei der Studie – einen orangefarbenen Plus-Button. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, erscheinen die beiden weißen Buttons, von denen Sie den Plus-Button anklicken, um die Eingabemaske zu öffnen. Bitte beachten Sie, dass Sie mehrere Erhebungen über die Eingabemaske in der richtigen Reihenfolge eingeben müssen, da die IDs beim Anlegen einer neuen Erhebung automatisch generiert werden und sich später nicht mehr verändern lassen.

Eingabemaske

Die Eingabemaske auf Erhebungsebene besteht aus den drei Abschnitten „Details“, „Weitere Informationen zum Rücklauf“ sowie „Materialien zu der Erhebung“. Im Folgenden wird der Abschnitt „Details“ – aufgrund der Länge in zwei Teilen – dargestellt:

Abb. 21 Eingabemaske der Erhebungsebene, Abschnitt „Details“ Teil 1

Beim Anlegen einer Erhebung wird automatisch die ID auf Basis des Projektnamens generiert (s. rotes Kästchen, Abb. 21, hier als Beispiel der 21. Sozialerhebung). Neben den bereits aus der Studienebene bekannten Funktionen gibt es in dieser Eingabemaske zusätzlich eine Kalenderfunktion (s. blaue Kästchen, Abb. 21), welche die Feldzeit des Projekts erfasst und in Abb. 22 dargestellt ist:

Abb. 22 Kalenderfunktion auf der Erhebungsebene

Im zweiten Teil der Eingabemaske für die Erhebungsebene gibt es die Besonderheit, dass sich die Rücklaufquote automatisch ermitteln lässt (s. Abb. 23). Sie können den Rücklauf auch manuell eingeben. Hierbei ist zu jedoch beachten, dass sich bereits eingegebene Zahlen bei Brutto- und Netto-Stichprobe bei nicht automatisch anpassen.

Abb. 23 Eingabemaske der Erhebungsebene, Abschnitt „Details“ Teil 2

Um den nächsten Abschnitt in der Eingabemaske („Weitere Informationen zum Rücklauf“ [2]) bearbeiten zu können, müssen Sie die bisherigen Eingaben abspeichern. Dann können Sie deutschsprachige und/oder englischsprachige Grafiken zum Rücklauf entweder über den blauen Plus-Button oder per Drag & Drop hochladen und dann mit dem Save-Button speichern. Diese Grafiken dürfen im svg-, png- oder auch PDF-Format vorliegen. Über den Button mit dem Mülleimer-Symbol lassen sich hochgeladene Dateien wieder löschen (s. Abb. 24).

Abb. 24 Eingabemaske der Erhebungsebene, Abschnitt „Weitere Informationen zum Rücklauf“

Im letzten Abschnitt der Eingabemaske können – wie auch bei der Studie – Materialien hinzugefügt werden (s. Abb. 25). Die Funktionsweise ist identisch zu der auf Studienebene. [3]

Abb. 25 Eingabemaske der Erhebungsebene, Abschnitt „Materialien zu der Erhebung“

Editieren und historisieren

Falls Sie Ihre Informationen auf Erhebungsebene nicht in einem Vorgang eingeben und hochladen können oder möchten, ist es immer möglich, dass Sie Ihre bisherigen Eingaben abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten. Hierfür wird Ihnen im Reiter „Erhebungen“ am rechten Rand ein Stift-Button angezeigt, über den Sie wieder in die Eingabemaske gelangen. Außerdem finden Sie dort auch einen Button mit Mülleimer-Symbol, mit dem Sie die Erhebung komplett löschen können (s. Abb. 26).

Abb. 26 Weitere Bearbeitung einer bereits abgespeicherten Erhebung

Es ist außerdem möglich, ältere Versionen der bereits gespeicherten Eingaben wiederherzustellen. Im Bearbeitungsmodus gibt es auch auf der Erhebungsebene einen Historisierungs-Button, den Sie rechts unten über dem Save-Button betätigen können (s. Abb. 27).

Abb. 27 Ältere Versionen einer Erhebung wiederherstellen

Bei einem Klick auf den Historisierungs-Button öffnet sich ein Dialog, der die verschiedenen Versionen der Erhebung anzeigt (s. Abb. 28). Zudem sind der Name des Nutzers, der die entsprechende Version der Studie gespeichert hat, sowie das Änderungsdatum sichtbar. Durch Klicken auf die Version wird diese wiederhergestellt, aber nicht automatisch als aktuelle Version gespeichert. Dies müsste über einen Klick auf den Save-Button erfolgen. Zu beachten ist, dass Materialien zur Erhebung nicht historisiert werden.

Abb. 28 Dialog zur Historisierung innerhalb einer Erhebung

Prüfschritte

Der Titel der Erhebung wird zukünftig bei da|ra vor einige Attribute (z.B. Referenzzeitraum) gehängt. Der Titel der Erhebung muss daher eindeutig sein und im Falle von Panelstudien die Welle enthalten.

Erhebungsinstrumente (instruments)

Als Instrument wird das Erhebungsinstrument bezeichnet (z.B. Fragebogen).

Übersicht

Wenn Sie Informationen über Ihre Erhebungsinstrumente aufnehmen, wird folgende Übersicht im MDM erstellt:

Abb. 29 Instrumentenübersicht im MDM am Beispiel des Fragebogens der ersten Welle im Absolventenpanel 2005

Eingabemaske

Erhebungsinstrumente lassen sich per Eingabemaske erfassen und editieren. Dafür darf die Studie aktuell nicht released sein. Um ein Erhebungsinstrument mittels Eingabemaske anzulegen, wird im Projektcockpit unter Instrumente auf den Neu-Button oder geht über die Suche in die Instrumentenebene und klickt auf den Plus-Button. Es öffnet sich bei beiden Herangehensweisen die Eingabemaske um ein neues Instrument anzulegen.

Abb. 30 Plusbutton

Die Eingabemaske besteht aus den Pflichtfeldern Beschreibung, Titel, Typ und Erhebung, sowie den nicht verpflichtenden Feldern Untertitel und Anmerkungen.

Des weiteren können weitere Materialien zum Instrument hochgeladen werden. Um weitere Materialien hochzuladen muss zunächst das Instrument abgespeichert sein. Im Anschluss muss der Plusbutton gedrückt werden, woraufhin sich ein Dialog öffnet (s. Abb. 31), in welchem der Anhang hochgeladen werden kann und Metadaten zur Datei eingegeben werden können. Um die Datei hochzuladen wird auf den Büroklammer-Button gedrückt und es öffnet sich ein weiterer Dialog. Alle Felder dieses Dialogs sind verpflichtend. Anschließend lässt sich der Anhang mit dem Speichern-Button (Diskettensymbol unten rechts) speichern.

Abb. 31 Instrumente Anhang

Zu den möglichen Anhängen zählen z. B. Fragebögen, Variablenfragebögen sowie Filterführungsdiagramme [4]. Diese müssen als PDF-Dateien vorliegen. [5] Außerdem können an dieser Stelle Codierlisten, welche als Excel-Tabelle vorliegen müssen, erfasst werden.

Sollte es Erhebungsinstrumente geben, welche in einer anderen Sprache als deutsch oder englisch existieren, werden diese nur als Attachment und nicht auf Variablenebene bereitgestellt.

Fragen

Sollten Sie mit uns die Eingabe von Frage-Metadaten vereinbart haben, sprechen Sie uns bitte darauf an. Wir erläutern Ihnen dann den Prozess. Metadaten für Fragen müssen als JSON und png Dateien vorliegen. Sollte eine Umfrage mit Zofar durchgeführt worden sein, bitten wir Sie uns die Metadaten zukommen zu lassen. Die Fragen-Metadaten werden von uns hochgeladen.

Datensätze (dataSets)

Übersicht Für die Dokumentation der Datensätze werden die „Master“(AIP)-Datensätze (siehe Zwiebelmodell) genutzt. Diese Datensätze sind die größte mögliche Vereinheitlichung eines Datensatzes, also keine Teilpopulation oder Teilmenge von Variablen eines Datensatz. Datensätze die sich als Teilmenge eines „Master“-Datensatzes abbilden lassen werden über die Subdatensätzen (SubDataSets) dokumentiert. Mit Subdatensätzen sind solche gemeint, die Sie nach einer Anonymisierung Ihrer Daten erhalten. Sie können mehrere Stufen der Anonymisierung verwenden, wobei jede Stufe einen eigenen Zugangsweg zu den anonymisierten Daten mit sich bringt. Für jeden Zugangsweg wird dann ein eigener Subdatensatz erstellt.

Mit den Informationen über die Datensätze, welche Sie aus den Daten Ihrer Studie erstellt haben, wird für jeden dieser Datensätze folgende Übersicht im MDM angezeigt:

Abb. 32 Datensatzübersicht im MDM am Beispiel des Personendatensatzes (Bachelor) im Absolventenpanel 2005

Eingabemaske

Datensätze lassen sich auch per Eingabemaske anlegen und editieren. Hierfür muss man auf den Reiter Datensätze klicken (Abb. 1), anschließend auf das Plussymbol (Abb. 33) in der unteren rechten Ecke klicken. Anschließend öffnet sich die Eingabemaske (siehe Abb. 34).

Abb. 33 Neuen Datensatz hinzufügen.

Die mit * markierten Felder sind verpflichtend. Die verknüpften Erhebungen werden nach einem Klick in das Feld „Erhebungen“ automatisch vorgeschlagen und können per Klick ausgewählt werden. Im Anschluss werden die Subdatensätze per Eingabemaske auf der selben Seite eingegeben. Weitere Subdatensätze können per Klick auf das Plussymbol hinzugefügt werden. Nachdem gespeichert wurde, lassen sich weitere Materialien zum Datensatz hinzufügen.

Abb. 34 Eingabemaske der Datensatzebene.

Wenn Sie zusätzliche Materialien (z.B. Variablen-Dokumentation) auf Ebene der Datensätze haben, können Sie diese hinzufügen. Hierfür muss zunächst der Datensatz angelegt sein. Anschließend wird in der unteren linken Ecke auf den blauen Plus-Button geklickt. [6]

Abb. 35 Datensatz Anhänge

Es öffnet sich ein Fenster (siehe Abb. 35) in dem Sie eine Datei hochladen können und Metadaten zur Datei angeben müssen.

Variablen

Sollten Sie die Bereitstellung von Variablenmetadaten mit uns vereinbart haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir erläutern Ihnen dann die notwendigen Schritte.

Publikationen (relatedPublications)

Überblick

Auf der Ebene der Publikationen werden wissenschaftliche Veröffentlichungen, welche auf Grundlage von Daten Ihres Projekts verfasst worden sind, erfasst. Die Informationen, die Sie im Hinblick auf Ihre Publikationen abgeben, werden im MDM für jede Veröffentlichung wie folgt dargestellt:

Abb. 36 Publikationsübersicht im MDM am Beispiel einer Veröffentlichung, welche im Rahmen des Absolventenpanels 2005 verfasst wurde

Wenn Sie Publikationen zu Ihren Daten abgeben möchten, senden Sie dem FDZ per Mail die PDF-Datei Ihrer Publikation sowie den dazugehörigen Zitationshinweis zu.

Projekte freigeben

Wenn Sie alle Metadaten ausgefüllt bzw. ans FDZ gesendet haben, melden Sie sich beim FDZ mit dem Hinweis, dass Sie Ihre Daten nicht weiter editieren möchten. Das FDZ nimmt ihre Daten dann in die sogenannte Release-Pipeline auf. Die finale Freigabe erfolgt dann über einen dafür benannten Mitarbeiter des FDZ, den Release-Manager. Mit der Freigabe sind Ihre Metadaten und damit auch Ihre Datenprodukte für alle öffentlichen Nutzer des Systems verfügbar.

Checkliste für Abgabe der Metadaten

Vor Abgabe bzw. dem Hochladen der Daten sind folgende Punkte zu überprüfen:

☐ Ordnerstruktur und Dateinamen sind unverändert

☐ Falls nötig: Excel-Dateien sind richtig und vollständig ausgefüllt

• verpflichtende Felder sind ausgefüllt
• es sind keine Fehlermeldungen vorhanden
• die Daten wurden auf Richtigkeit überprüft

☐ Metadaten sind aus PDF-Dokumenten entfernt (vgl. Anhänge)

☐ Nicht benötigte Zeilen entfernt (falls Fragen oder Variablen abgegeben werden)

• questions.xlsx: löschen bis Zeile 2000
• variables.xlsx: löschen bis Zeile 2000

☐ Dateien sind richtig abgegeben worden

☐ In das Metadatensystem eingegeben

• Studie (study)
• Erhebungen (surveys)

☐ In der Ordnerstruktur abgelegt

• questions.xlsx
• variables.xlsx

[1]	Bitte beachten Sie, die dokumenteigenen Metadaten der PDF-Dateien vorab zu löschen (vgl. Anhänge).

[2]	Rücklaufgrafiken sind nur im Dokumentationsstandard der Stufe 3 gefordert. Die Erläuterungen zu den drei verschiedenen Dokumentationsstandards finden Sie in den Dokumenten „Anforderungen an Daten und Dokumentation im FDZ des DZHW“.

[3]	Bitte beachten Sie, die dokumenteigenen Metadaten bei PDF-Dateien vorab zu löschen (vgl. Anhänge).

[4]	Filterführungsdiagramme sind erst ab der 2. Dokumentationsstufe gefordert. Die Erläuterungen zu den drei verschiedenen Dokumentationsstandards finden Sie in den Dokumenten „Anforderungen an Daten und Dokumentation im FDZ des DZHW“.

[5]	Bitte beachten Sie, die dokumenteigenen Metadaten der PDF-Dateien vorab zu löschen (vgl. Anhänge).

[6]	Bitte beachten Sie, die dokumenteigenen Metadaten bei PDF-Dateien vorab zu löschen (vgl. Anhänge).